Adatvédelem

ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Belső adatkezelési szabályok

 I. FEJEZET – ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1.A Szabályzat célja

2. A Szabályzat hatálya

3. Fogalommeghatározások

II. FEJEZET – A EGYENI VÁLLALKOZÓ ADATKEZELÉSI KÖTELEZETTSÉGEI

4. Az adatkezelés jogszerűségének biztosítása

5. Az adatkezelés jogcímének vizsgálata

6. Eljárás 16. életévét be nem töltött kiskorú érintett esetén

7. Eljárás adatfeldolgozó igénybevétele esetén

8. Eljárás adatfeldolgozóként

9. Az érintettek tájékoztatása, joggyakorlásuk elősegítése

III. FEJEZET – SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

10. Ügyféladatok: szerződő partnerek, kapcsolattartók adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

11. Egyes külön szolgáltatásokkal kapcsolatos adatkezelés

IV. FEJEZET – JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

12. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

13.  Kifizetői adatkezelés

14. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

V. FEJEZET – AZ ÉRINTETT HOZZÁJÁRULÁSÁN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

15. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

16. Direkt marketing tevékenységhez kapcsolódó adatkezelés

17. Ajándéksorolás szervezésével kapcsolatos adatkezelés

VI. FEJEZET – ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

18. Adatbiztonsági intézkedések

VII. FEJEZET – ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

  1. Az adatvédelmi incidens fogalma
  2. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
  3. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

VIII. FEJEZET – ADATVÉDELMI HATÁSVIZSGÁLAT ÉS ELŐZETES KONZULTÁCIÓ

  1. Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció
  2. FEJEZET – ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ
  3. Az adatvédelmi tisztviselő és feladatai

IX. FEJEZET – EGYES ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK

 

I.  FEJEZET – ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

  1. E Szabályzat célja

Jelen Szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy az Egyéni vállalkozó, mint adatkezelő adatkezelési tevékenysége megfeleljen az EU 2016/679 Rendelet továbbiakban: Rendelet) – továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezéseinek.

 A Szabályzat hatálya

  1. E Szabályzat hatálya természetes személyre vonatkozó személyes adatok Egyéni vállalkozó általi kezelésére terjed ki.
  2. Egyéni vállalkozó, egyéni cég, őstermelő ügyfeleket, vevőket, szállítókat e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni.
  3. Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (GDPR (14))
  4. Fogalommeghatározások

 E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalommeghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:

  1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
  2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közléstovábbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
  3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
  4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;
  5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
  6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális, vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
  7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
  8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
  9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
  10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
  11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
  12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

 II. FEJEZET – EGYÉNI VÁLLALKOZÓ ADATKEZELÉSI KÖTELEZETTSÉGEI

 Az adatkezelés jogszerűségének biztosítása

  • Egyéni vállalkozó a munkaköri feladata körében szerződéskötés, megrendelés felvétele, ajánlat tétele és fogadása, üzleti tárgyalás, ügyféllel való kapcsolatfelvétel, új ügyféligény teljesítése során köteles utólagosan is igazolhatóan megvizsgálni a következő kérdéseket (adatkezelési teszt):

■ A munkaköri feladat teljesítése során felmerül-e személyes adatok kezelésének szükségessége?

■ Kik az érintettek?

■ Milyen érintetti kategóriával kell számolni?

■ Milyen személyes adatok gyűjtése szükséges feltétlenül?

■ Mi az adatkezelés célja, jogalapja?

■ Felmerülnek-e további adatkezelési célok?

■ Hogyan kell igazolni a jogalapot?

■ Ki az adatkezelő? Egyéni vállalkozó, vagy más szervezet?

■ Van-e adatfeldolgozó?  Ki az adatfeldolgozó? Ő megfelel-e a rendeleti követelményeknek?

■ Hogyan kell biztosítani az érintettek tájékoztatását és joggyakorlását?

■ Milyen technikai és szervezési intézkedéseket kell tenni az adatbiztonság érdekében?

■ Felmerül-e adatvédelmi hatásvizsgálat elvégzésének szükségessége?

  • E teszt során jelen adatkezelési szabályzat szerint kell eljárni, meg kell teremteni az adatkezelés jogalapját, és az ügyfelet tájékoztatni kell az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, további tényeiről, és az érintett jogairól.
  • Új – addig nem végzett – adatkezelési cél felmerülése esetén az előbbi pont szerinti eljárás mellett azt fel kell venni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásába.
  • Az adatkezelés során egyéni vállalkozó köteles betartani az Adatvédelmi és az Adatkezelési szabályzat rendelkezéseit.
  1. Az adatkezelés jogcímének vizsgálata

 5.1.        Az adatkezelési teszt során először azt kell vizsgálni, vagy az egyéni vállalkozó adatkezelése alapozható-e szerződés teljesítése, vagy jogos érdek, vagy jogi kötelezettség teljesítése jogcímre. Ezek hiányában az érintett hozzájárulása jogcímet kell alkalmazni, és ennek megfelelően kell eljárni.

5.2.        A jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés esetén a kezelhető adatok körére, az adatkezelés céljára, az adatok tárolásának időtartamára, a címzettekre az alapul szolgáló jogszabály rendelkezései irányadók.

5.3.        A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést jogszabály határozza meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ezesetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.

 6.     Eljárás 16. életévét be nem töltött kiskorú érintett esetén
  • A 16. életévét be nem töltött kiskorú érintettre vonatkozó adatkezeléshez – ha az hozzájáruláson alapul – Egyéni vállalkozó a törvényes képviselő belegyezését köteles beszerezni, és valamennyi jogcímű adatkezelés esetén a törvényes képviselő részére kell a tájékoztatásokat megadnia.

 Eljárás adatfeldolgozó igénybevétele esetén

  • Ha egy vállalkozás, szervezet az egyéni vállalkozó nevében (megbízása alapján) kezel személyes adatot, a Rendelet alapján az egyéni vállalkozó adatfeldolgozójának minősül.
  • A munkavállaló köteles az adatfeldolgozótól megkövetelni a Rendeletben előírt garanciák teljesítését: 1. írásban vállaljon garanciát arra, hogy adatkezelés megfelel a Rendelet előírásainak, 2. Ő maga és munkavállaló az általuk megismert személyes adatok kezelése körében titoktartási nyilatkozatot vállaljanak, és 3. alvállalkozót csak egyéni vállalkozó engedélyével vehetnek igénybe, akinek meg kell felelnie az 1-2. pont rendelkezéseinek.
  1. Eljárás adatfeldolgozóként

 Ha Egyéni vállalkozó kezel más nevében (megbízása alapján) személyes adatokat – azaz ő maga minősül adatfeldolgozónak, az egyéni vállalkozó köteles biztosítani, hogy megfeleljen az adatfeldolgozóra előírt rendeleti követelményeknek.

 Az érintettek tájékoztatása, joggyakorlásuk elősegítése

 Egyéni vállalkozó adatkezelési tájékoztatóját az Adatvédelmi szabályzat IV. része tartalmazza.

  • Az érintettek egyes kategóriáit – például szerződő partnerek stb. – az adatfelvételkor közvetlenül is tájékoztatni kell az adatkezelésre vonatkozó tényekről és információkról, és az érintett jogairól.
  • Egyéni vállalkozó valamennyi adatkezelése során köteles biztosítani az érintett jogainak gyakorlását.

III. FEJEZET

SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉS

 Ügyféladatok: szerződő partnerek, kapcsolattartók adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

  • Az Egyéni vállalkozó szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény, szerződéshez kapcsolódó szolgáltatás nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy nevét, születési nevét, születési idejét, anyja nevét, lakcímét, adóazonosító jelét, adószámát, vállalkozói, őstermelői igazolvány számát, személyi igazolvány számát, lakcímét, székhely, telephely címét, telefonszámát, e-mail címét, honlap-címét, bankszámlaszámát, vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát), online azonosítóját (vevők, szállítók listája, törzsvásárlási listák). A személyes adatok címzettjei: az Egyéni vállalkozó könyvelési, adózási feladatokat ellátó partnerei, és adatfeldolgozói. A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.
  • A természetes személy szerződő fél szerződésben megadott adatai számviteli, adózási célú kezelésének jogalapja jogi kötelezettség teljesítése, ebben a körben az adattárolás időtartama 8 év.
  • Az Egyéni vállalkozó a vele szerződő jogi személy képviseletében eljáró – a szerződést aláíró – természetes személy szerződésben megadott személyes adatait, továbbá lakcímét, e-mail címét és telefonszámát, online azonosítóját kapcsolattartás, a szerződésből eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása, kapcsolattartás céljából jogos érdek jogcímén kezeli. Ezen adatok tárolásának időtartama a szerződés megszűnését követő 5 év. A jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az érintett kiemelt joga, hogy tiltakozzon az adatkezelés ellen.
  • Egyéni vállalkozó a vele kötött szerződésben kapcsolatartóként megjelölt – nem aláíró – természetes személy nevét, címét, telefonszámát, e-mail címét, online azonosítóját kapcsolattartás, szerződésből eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása céljából jogos érdek jogcímén kezeli, figyelemmel arra, hogy a kapcsolattartó a szerződő féllel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban áll. Ezen adatok tárolásának időtartama a kapcsolattartói minőség fennállását követő 5 év.
  • Valamennyi érintett vonatkozásában a személyes adatok címzettjei: Egyéni vállalkozó, könyvelési, adózási feladatokat ellátó partnerei, adatfeldolgozói.
  • A személyes adatok adatfeldolgozásra átadásra kerülhetnek adózás, könyvelés céljából az egyéni vállalkozó által megbízott könyvelő irodának, postázás szállítás céljából a Magyar Postának, illetve a megbízott futárszolgálatnak, logisztikai szolgáltatónak.
  • Az adatkezelés jogszerűnek minősül, ha arra valamely szerződés vagy szerződéskötési szándék keretében van szükség (Preambulum 44.) ha az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (6 cikk (1) b./). Így szerződés teljesítése jogcímén az e pontban írtak szerint kezelhetők a szerződési ajánlatok keretében gyűjtött személyes adatok is.
  • Az Egyéni vállalkozó által kötendő szerződésekben alkalmazandó adatkezelési kikötéseket és tájékoztatásokat jelen Szabályzat számú melléklete tartalmazza. Egyéni vállalkozó feladata és kötelezettsége, hogy ezen adatkezelési kikötések a szerződés szövegébe belefoglalásra kerüljenek.
  • Az érintettek az Adatkezelési tájékoztatóban (Adatvédelmi szabályzat IV. Rész) írt jogokkal élhetnek.
  1. Egyes külön szolgáltatásokkal kapcsolatos adatkezelés
  • Egyéni vállalkozó az értékesítési, szolgáltatásnyújtási tevékenységéhez kapcsolódóan egyes külön szolgáltatásokat nyújthat a megrendelő, vevő részére. Az ebben a körben a kezelhető adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, további adatok szerződés, nyilatkozat szerint. Ezen adatkezelést végzése esetén fel kell venni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásába.
  • Az adatkezelés célja az igényelt szolgáltatás teljesítése az érintett részére.
  • Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása, amelyet a számú mellékletnek megfelelő tartalmú adatlapon kell kérni.
  • A személyes adatok címzettjei: az egyéni vállalkozó, könyvelési, adózási feladatokat ellátó adatfeldolgozói.
  • Az adatok tárolásának időtartama a kapcsolódó szerződés megszűnését követő 5 év.
  • Az érintettek az Adatkezelési tájékoztatóban (Adatvédelmi szabályzat IV. Rész) írt jogokkal élhetnek.

IV. FEJEZET JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

  1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
  • Az Egyéni vállalkozó jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezelt adatok az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a alapján különösen: adószám, név, cím, adózási státusz, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a alapján: név, cím, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján: vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma, adóazonosító jel.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
  • A személyes adatok címzettjei: az Egyéni vállalkozó adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó adatfeldolgozói.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
  • Az érintettek az Adatkezelési tájékoztatóban (Adatvédelmi szabályzat IV. Rész) írt jogokkal élhetnek.
  1. Kifizetői adatkezelés
  • Az Egyéni vállalkozó jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (2017:CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 7.§ 31.) kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy természetes személyazonosító adatait (ideértve az előző nevet és a titulust is), nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
  • A személyes adatok címzettjei: az Egyéni vállalkozó adózási, bérszámfejtési, társadalombiztosítási (kifizetői) feladatait ellátó adatfeldolgozói.
  • Az érintettek az Adatkezelési tájékoztatóban (Adatvédelmi szabályzat IV. Rész) írt jogokkal élhetnek.
  1. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés
  • Az Egyéni vállalkozó jogi kötelezettsége teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy az Egyéni vállalkozó irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.
  • A személyes adatok címzettjei: az Egyéni vállalkozó, a közlevéltár munkatársa.

V. FEJEZET AZ ÉRINTETT HOZZÁJÁRULÁSÁN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

  1. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
  • A hozzájáruláson alapuló adatkezelésre a jelen Szabályzat szerint adatkérő lapot kell alkalmazni.
  • Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Egyéni vállalkozó internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.
  • A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.
  • Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik – pl., értékesítési, szolgáltatási szerződés megkötése – a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír.
  • Egyéni vállalkozó nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.
  • A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.
  • Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
  • Az érintettek az Adatkezelési tájékoztatóban (Adatvédelmi szabályzat IV. Rész) írt jogokkal élhetnek.
  1. Direkt marketing tevékenységhez kapcsolódó adatkezelés
  • Ezen pont rendelkezéseit akkor kell alkalmazni, ha Egyéni vállalkozó, mint adatkezelő direkt marketing tevékenységet és ahhoz kapcsolódó adatkezelést végez. Ez esetben ezt az adatkezelést fel kell tüntetni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában.
  • Ha külön törvény eltérően nem rendelkezik, reklám természetes személynek mint reklám címzettjének közvetlen megkeresése módszerével (közvetlen üzletszerzés), így különösen elektronikus levelezés vagy azzal egyenértékű más egyéni kommunikációs eszköz útján – a 2008. évi XLVIII. törvényben meghatározott kivétellel – kizárólag akkor közölhető, ha ahhoz a reklám címzettje előzetesen egyértelműen és kifejezetten hozzájárult.
  • Az Egyéni vállalkozó által reklám-címzetti megkeresés céljára kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosító.
  • A személyes adatok kezelésének célja az Egyéni vállalkozó tevékenységéhez kapcsolódó direkt marketing tevékenység folytatása, azaz reklámkiadványok, hírlevelek, aktuális ajánlatok nyomtatott (postai) vagy elektronikus formában (e-mail) történő rendszeres vagy időszakonkénti megküldése a regisztrációkor megadott elérhetőségekre.
  • Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
  • A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Egyéni vállalkozó, adatfeldolgozóként a Társaság IT szolgáltatója szerverszolgáltatást végző munkavállalói, postai kézbesítés esetén a Posta munkavállalói.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama: a hozzájárulás visszavonásáig.
  • A direkt marketing célú adatkezeléshez való hozzájárulásra az Adatkezelési szabályzat 4. melléklete szerinti adatkérő lap alkalmazható.
  • Az érintettek az Adatkezelési tájékoztatóban (Adatvédelmi szabályzat IV. Rész) írt jogokkal élhetnek.
  1. Ajándéksorolás szervezésével kapcsolatos adatkezelés
  • Ezen pont rendelkezéseit akkor kell alkalmazni, ha az Egyéni vállalkozó ajándéksorsolás szervezésével kapcsolatos adatkezelést végez. Ezesetben az adatkezelést fel kell tüntetni az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában.
  • Ajándéksorolás (1991. évi XXXIV. törvény 23.§) szervezése esetén az Egyéni vállalkozó hozzájárulása alapján kezelheti az érintett természetes személy nevét, címét, telefonszámát, e-mail címét, online azonosítóját, adóazonosító jelét. A játékban való részvétel önkéntes. Az adatkezelési  hozzájárulás  az Adatkezelési Szabályzat  számú melléklete szerinti adatkérő lap szerinti tartalommal kérhető.
  • A személyes adatok kezelésének célja: nyereményjáték nyertesének megállapítása, értesítése, a nyeremény megküldése. Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
  • A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Egyéni vállalkozó, adatfeldolgozóként a Társaság IT szolgáltatója szerverszolgáltatást, könyvvitelt végző munkavállalói, futárszolgálat munkavállalói.
  • A személyes adatok tárolásának időtartama: az ajándéksorolás végelszámolásáig, nyertes adatai esetén 8 év a számviteli iratok megőrzése céljából.

VI. FEJEZETADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

  1. Adatbiztonsági intézkedések
  • Az Egyéni vállalkozó valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.
  • Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.
  • Az egyéni vállalkozó a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre az számú melléklet szerinti kikötést kell alkalmazni.
  • Az egyéni vállalkozó az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.
  • Az egyéni vállalkozó az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A programnak biztosítania kell, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.
  • A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja:

■ a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;

■ automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;

■ annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják;

■ annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;

■ a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és

■ azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.

  • Az egyéni vállalkozó a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.
  • A egyéni vállalkozó által kezelt személyes adatok interneten történő megosztása tilos!
  • Külső forrásból kapott vagy letöltött, nem engedélyezett programok használata tilos!
  • A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az egyéni vállalkozó férhet hozzá, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.
  • Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.

VII. FEJEZET ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

  1. Az adatvédelmi incidens fogalma
  • Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.)
  • A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevő- partnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.
  1. Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
  • Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása az Egyéni Vállalkozó feladata.
  • Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.
  • Amennyiben az egyéni vállalkozó a feladatai ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul intézkedik az incidens felszámolására.
  • Adatvédelmi incidens bejelenthető az egyéni vállalkozó központi e-mail címén, telefonszámán, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket.
  • Adatvédelmi incidens bejelentése, észlelése esetén az Egyéni vállalkozó haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó. Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:

■ az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,

■ az incidens leírását, körülményeit, hatásait,

■az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát,

■ a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,

■ az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,

■ a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.

  • Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.
  1. Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
  • Az  adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:

■ az érintett személyes adatok körét,

■ az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,

■ az adatvédelmi incidens időpontját,

■ az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,

■ az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,

■ az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

  • A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni.
  • Az adatvédelmi incidensek nyilvántartásának mintáját az Adatvédelmi szabályzat III. része tartalmazza.

VIII. FEJEZET ADATVÉDELMI HATÁSVIZSGÁLAT ÉS ELŐZETES KONZULTÁCIÓ

  1. Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció
    • Ha az adatkezelés valamely – különösen új technológiákat alkalmazó – típusa –, figyelemmel annak jellegére, hatókörére, körülményére és céljaira, valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, akkor az adatkezelő az adatkezelést megelőzően hatásvizsgálatot végez arra vonatkozóan, hogy a tervezett adatkezelési műveletek a személyes adatok védelmét hogyan érintik. Olyan egymáshoz hasonló típusú adatkezelési műveletek, amelyek egymáshoz hasonló magas kockázatokat jelentenek, egyetlen hatásvizsgálat keretei között is értékelhetőek.
    • Ha az adatvédelmi hatásvizsgálat megállapítja, hogy az adatkezelés az adatkezelő által a kockázat mérséklése céljából tett intézkedések hiányában valószínűsíthetően magas kockázattal jár, a személyes adatok kezelését megelőzően az adatkezelő konzultál a felügyeleti hatósággal.
    • Az adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció részletes szabályaira a rendelet 35-36. cikkei és az Infotv. rendelkezései irányadók.

IX. FEJEZET ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ

  1. Az adatvédelmi tisztviselő kijelölése, feladatai
  • Az adatvédelmi tisztviselő maga az Egyéni vállalkozó
  • Kijelölése esetén az adatvédelmi tisztviselő feladatai

■ tájékoztat és szakmai tanácsot ad az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó, továbbá az adatkezelést végző alkalmazottak részére az e rendelet, valamint az egyéb uniós vagy tagállami adatvédelmi rendelkezések szerinti kötelezettségeikkel kapcsolatban;

■ ellenőrzi a Rendeletnek, valamint az egyéb uniós vagy tagállami adatvédelmi rendelkezéseknek, továbbá az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó személyes adatok védelmével kapcsolatos belső szabályainak való megfelelést, ideértve a feladatkörök kijelölését, az adatkezelési műveletekben vevő személyzet tudatosság-növelését és képzését, valamint a kapcsolódó auditokat is;

■ kérésre szakmai tanácsot ad az adatvédelmi hatásvizsgálatra vonatkozóan,  valamint nyomon követi a hatásvizsgálat elvégzését;

■ együttműködik a felügyeleti hatósággal; és

■ az adatkezeléssel összefüggő ügyekben – ideértve az előzetes konzultációt is – kapcsolattartó pontként szolgál a felügyeleti hatóság felé, valamint adott esetben bármely egyéb kérdésben konzultációt folytat vele.

X. FEJEZET EGYES ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK

  1. Egyes adatkezelési tevékenységek – Függelékek
  • Az egyes adatkezelések belső szabályozását e Szabályzat  alábbi  Függelékei tartalmazzák – amelyet az Adatkezelőnek akkor kell alkalmaznia, ha a Függelék szerinti tevékenységet ténylegesen végzi.
  • Ezen Adatkezelési szabályzat Függelékei:

■ Függelék a honlapon végzett adatkezelésről

■ Függelék a más adatkezelő megbízásából végzett adatfeldolgozó tevékenység szabályairól

■ Függelék pénzmosás / terrorizmus finanszírozása elleni kötelezettségek és korlátozó intézkedések teljesítése céljából végzett adatkezelésről.

  • A Társaság honlapján történő adatkezelések tájékoztatási követelményeit az Adatvédelmi Szabályzat IV. Része – Adatkezelési tájékoztató – tartalmazza.